Opleidingsadministratie

Je hele opleidingsadministratie in één systeem.

Opleidingsadministratie software voor opleiders die meer draaien dan losse cursusdagen. Beheer deelnemers, inschrijvingen, roosters, presentie, facturatie en diploma's op één plek — met hosting binnen de EU.

Maak je instelling aanBekijk de prijzen

14 dagen gratis proberen · betaalmethode vereist

Medewerkers van de opleidingsadministratie die samen inschrijvingen doornemen

01De basis

Wat is opleidingsadministratie software?

Opleidingsadministratie software is één centraal systeem waarin een opleider vastlegt wat er rond een opleiding gebeurt: wie zich inschrijft, wie er aanwezig was, wat er beoordeeld is, wat er gefactureerd moet worden en welk diploma of certificaat er is afgegeven.

Zonder zo'n systeem raakt die informatie verspreid over inschrijfformulieren, spreadsheets, een gedeelde agenda, een boekhoudpakket en de mailbox van de administratie. Elke wijziging moet je dan op meerdere plekken doorvoeren, en niemand weet zeker welke lijst de juiste is.

In Academqo staan die onderdelen niet naast elkaar maar aan elkaar vast. Een inschrijving maakt een deelnemer aan, plaatst die in een klas, zet de lessen in het rooster en vormt de basis voor de factuur en het uiteindelijke diploma.

In het kort

  • Deelnemersdossiers met contactgegevens, klas en opleidingshistorie
  • Inschrijvingen, online aanmeldingen en wachtlijsten
  • Presentie per les en beoordelingen per opdracht
  • Facturatie van lesgeld, gekoppeld aan de inschrijving
  • Diploma's met een verificatielink die derden kunnen controleren

02Wat je ermee beheert

Alles wat je administratie moet bijhouden

Van de eerste aanmelding tot het diploma in het dossier — zonder gegevens twee keer in te voeren.

  • Planning

    Rooster, klassen en docenten

    Zet opleidingen, schooljaren en klassen op en plan lessen in een weekkalender die je op conflicten wijst voordat je publiceert.

    Bekijk alle functies

    Deze week

    Ma
    Di
    Wo
    Do
    Vr

  • Deelnemers

    Dossiers en inschrijvingen

    Beheer contactgegevens, klasindeling, aanwezigheid en opleidingshistorie per deelnemer. Nieuwe aanmeldingen komen binnen via je eigen aanmeldformulier.

    Bekijk alle functies

  • Financieel

    Facturatie van lesgeld

    Factureer lesgeld vanuit dezelfde plek waar de inschrijving staat, zodat je geen bedragen overtypt uit een tweede systeem.

    Bekijk alle functies

  • Vastleggen

    Diploma's, cijfers en dossiers

    Leg beoordelingen, behaalde diploma's en deelnemersdossiers vast, inclusief een verificatielink waarmee een werkgever een diploma kan controleren.

    Bekijk alle functies

  • Communicatie

    Automatische e-mails in je eigen huisstijl

    Uitnodigingen, inschrijvingsbevestigingen, cijfers en herinneringen gaan automatisch de deur uit, in de huisstijl van je eigen organisatie.

    Bekijk alle functies

03In de praktijk

Van aanmelding tot diploma

Aanmelden

Laat deelnemers zichzelf online aanmelden

Publiceer je opleidingsaanbod op je eigen website en laat geïnteresseerden zich online aanmelden. Aanmeldingen komen binnen in je administratie, met een statuspagina die de deelnemer zelf kan volgen.

  • Aanmeldformulier op je eigen subdomein
  • Wachtlijsten wanneer een klas vol zit
  • Statuspagina per aanmelding
  • Toelatingseisen per opleidingstype
app.academqo.com

Periodeoverzicht

T4

Actieve studenten

1,248

82%

Aanwezigheid

Lessen

36

Schooljaar

  1. T1
  2. T2
  3. 3T3
  4. 4T4

Uitvoeren

Presentie en resultaten worden vanzelf administratie

Docenten registreren aanwezigheid en beoordelen opdrachten in hun eigen portaal. Die gegevens landen direct in het dossier van de deelnemer, zonder dat de administratie ze overneemt.

  • Aanwezigheid per les
  • Opdrachten met bestandsuploads of schriftelijke antwoorden
  • Cijfers en feedback direct zichtbaar voor de deelnemer
  • Eén beoordelingswachtrij per docent
app.academqo.com/grading

Nakijkwachtrij

Nagekeken Na te kijken
AB8.5
CD9.0
EF—
GH7.5
IJ—

04Voor wie

Opleiders die met cohorten en klassen werken

Academqo is gebouwd voor opleidingen die weken of jaren duren, niet voor losse cursusdagen. Werk je met vaste groepen, een lesprogramma en een diploma aan het eind, dan sluit het aan.

Ook relevant Software voor opleiders met langlopende opleidingen

05Veelgestelde vragen

Vragen over opleidingsadministratie

Wat is opleidingsadministratie software?
Opleidingsadministratie software is een centraal systeem waarin een opleider deelnemers, inschrijvingen, roosters, presentie, facturatie en certificering bijhoudt. Het vervangt de losse spreadsheets, formulieren en gedeelde mappen waarmee veel opleiders hun administratie nu voeren.
Wat is het verschil met cursusadministratie software?
In de praktijk worden de termen door elkaar gebruikt. Cursusadministratie legt vaak de nadruk op losse cursusdagen en open inschrijvingen; opleidingsadministratie gaat meestal over langere trajecten met vaste groepen, een lesprogramma en een diploma. Academqo is voor dat tweede type gebouwd.
Is Academqo geschikt voor korte cursussen van één of twee dagen?
Dat kan, maar het is niet waar we voor gebouwd zijn. Academqo werkt met schooljaren, klassen en een lesprogramma dat je per cohort hergebruikt. Draai je vooral eendaagse trainingen met open inschrijving, dan past een cursusboekingssysteem waarschijnlijk beter.
Kan ik lesgeld factureren vanuit het systeem?
Ja. Facturatie van lesgeld hoort bij het platform en is gekoppeld aan de inschrijving van de deelnemer, afhankelijk van je abonnement. Het abonnement op Academqo zelf reken je apart per maand af.
Waar staan de gegevens van mijn deelnemers?
Binnen de Europese Unie. Elke instelling krijgt een eigen afgeschermde omgeving en een eigen subdomein, en we sluiten met iedere klant een verwerkersovereenkomst. Er zitten gegevensexports in het platform en een herstelperiode voordat gegevens definitief verdwijnen.
Hoe lang duurt het voordat we live zijn?
Er is geen implementatietraject of externe consultant nodig. Je maakt een instelling aan, zet je opleidingen en klassen op en nodigt docenten en deelnemers per e-mail uit. De gratis proefperiode is bedoeld om dat rustig uit te proberen.

Zet je opleidingsadministratie op één plek.

Probeer Academqo 14 dagen gratis en zet vandaag je eerste opleiding op.

Maak je instelling aanBekijk de prijzen